Profession

L'urbaniste-conseil ou la firme

Comment retenir ses services ?

Pour opérer avec discernement le choix d'un urbaniste-conseil ou d'une firme, voici les étapes que l'Ordre des Urbanistes du Québec vous suggère :

  • assigner à une personne-ressource la responsabilité de l'opération de sélection ;
  • définir précisément le mandat que vous voulez faire exécuter, en cerner les exigences, rédiger un devis technique sommaire et établir l'ordre de grandeur du budget ;
  • à partir de références et de contacts antérieurs, identifier un nombre restreint d'urbanistes-conseils ou de firmes à qui faire parvenir les grandes lignes de l'étude. Le nombre de personnes ou de firmes invitées à soumettre une offre de services peut varier de façon directement proportionnelle au budget de l'étude. Un minimum de trois offres permet un choix plus judicieux alors que toute analyse de plus de sept offres risque d'être cause de confusion. Il est préférable de procéder à une présélection judicieuse des personnes ou des firmes plutôt que d'en inviter un trop grand nombre. Il n'est pas conseillé de demander des soumissions publiques et concurrentielles où seul le coût est le critère de sélection. Comme les services professionnels de l’urbaniste ne sont pas soumis à l'obligation de procéder par soumissions, il est plus judicieux de baser la sélection sur des critères plus appropriés que le coût le plus bas ;
  • inviter ces urbanistes ou ces firmes à faire parvenir par écrit leur offre de services dans un délai identique pour tous. Toute question devra être référée à la personne-ressource choisie précédemment ;
  • former un jury impartial qui évaluera les offres de services. En cas de doute, inviter à une entrevue les deux ou trois candidats ou représentants de firmes dont les propositions se distinguent de l'ensemble afin de leur faire préciser certains points de leur position.

Comment le sélectionner ?

Un urbaniste-conseil ou une firme s'évalue suivant des critères de compétence et l'on doit éviter une sélection uniquement basée sur les coûts estimés des études. Une telle sélection conduit trop souvent à l'insatisfaction du client à l'égard des résultats qu'il obtient. Voici quelques normes dont on devrait tenir compte :

  • compréhension globale du problème et méthodologie suggérée; expérience pertinente de la firme et réputation auprès de clients ayant fait exécuter des contrats similaires; le cas échéant, diversité des ressources professionnelles fournies ;
  • composition de l'équipe de travail et expérience pertinente de ses principaux membres; disponibilité des membres de l'équipe et encadrement par des urbanistes chevronnés; stabilité de la firme ;
  • type de documents transmis au client en cours de mandat et à la fin de l'étude; nature de la liaison assurée auprès du client tout au long de l'étude; échéancier des travaux; coût total de l'étude et ventilation de ces coûts par activités ;
  • appartenance des principaux membres à l'Ordre des Urbanistes du Québec.

Lorsque le choix de l'urbaniste-conseil ou de la firme est arrêté, l'aviser par écrit et signer un contrat liant les parties sur les principales clauses de l'offre de services, telle que soumise initialement ou modifiée après entente avec le client.

Ne jamais oublier de prévoir dans le contrat la nature des documents originaux qui devront être remis à la fin du mandat.

Comment le rémunérer ?

L'urbaniste-conseil en pratique privée est rétribué pour ses frais et services sous la forme d'honoraires tout comme ses confrères membres d'autres ordres professionnels.

Les honoraires de l'urbaniste sont habituellement déterminés de l'une des trois façons suivantes :

  • ils peuvent être calculés progressivement à partir d'un taux horaire selon le temps consacré à l'accomplissement du mandat ;
  • ils peuvent être fixés à un taux quotidien ;
  • ils peuvent être établis au préalable à partir de négociations selon la nature du travail.

Méthodes de rémunération

  1. La méthode horaire

    La méthode horaire est la plus courante des trois formules. L'urbaniste est rémunéré sur la base des salaires horaires du personnel affecté à la réalisation du mandat; le taux d'honoraires applicable pour chaque membre du personnel est déterminé en majorant son salaire horaire réel d'un pourcentage qui tient compte des frais indirects et d'une marge normale de profit.

    Un des modes de calcul le plus souvent employé est celui qu'a établi un arrêté en conseil du gouvernement du Québec pour la première tranche de 50 000 $ d'honoraires :
    taux horaire = salaire annuel x 2.25 / 1 680 h
    Toute autre formule similaire acceptable à l'urbaniste et à son client peut évidemment être utilisée.

  2. La méthode du per diem

    La méthode du per diem a recours à des taux quotidiens d'honoraires uniformisés selon les fonctions (urbaniste, technicien, secrétaire, etc.) et le niveau de compétence (senior, intermédiaire, junior).

  3. La méthode à forfait

    La méthode à forfait se fonde sur l'établissement d'une somme fixe dont conviennent au préalable l'urbaniste et son client pour l'exécution d'un mandat précis. La détermination du forfait doit s'appuyer sur la durée et le degré de complexité du travail à effectuer et sur les qualifications exigées du personnel requis.

    Cette méthode suppose une définition fort détaillée des tâches à accomplir. Elle est donc mieux adaptée aux mandats qui se définissent en termes précis et qui comportent fort peu d'inconnues quant à la méthodologie, aux délais et au territoire visé. Le forfait couvre habituellement les honoraires professionnels; les frais connexes sont facturés en supplément.

    On peut cependant englober les frais à l'intérieur du montant forfaitaire. Il est alors nécessaire de spécifier, à même les termes de références, tous les éléments tels que le nombre et les caractéristiques des documents à produire, le nombre de réunions et de déplacements imposés à l'urbaniste, etc.

    La méthode à forfait fait généralement appel à une facturation progressive par mensualités ou autres tranches régulières préalablement définies.

Partenaire majeur :    MAMOTw3r   Affilié à :  partenaire