Offre d’emploi : COORDONNATEUR OU COORDONNATRICE À L’ADMISSION

L’Ordre des urbanistes du Québec recherche actuellement son coordonnateur ou sa coordonnatrice à l’admission. Cette personne aura la charge de recevoir les demandes des candidats et candidates souhaitant rejoindre la profession d’urbaniste et les accompagner jusqu’à l’inscription au Tableau des membres. Elle travaillera en collaboration avec ses collègues au sein d’une petite équipe dynamique.

Rôle
Le coordonnateur ou la coordonnatrice à l’admission applique avec rigueur, diligence et équité divers processus : réception et suivi des demandes d’admission et des stages, organisation de l’examen et inscription des nouveaux urbanistes au Tableau de l’Ordre. Elle accompagne également les bénévoles du comité des admissions. Elle gère avec doigté les cas particuliers en offrant un soutien personnalisé et offre en tout temps un service à la clientèle efficace et courtois.
La planification stratégique 2025-2028 de l’organisation comprend plusieurs projets stimulants dont « la bonification des processus d’admission et d’équivalence ». Nous vous invitons également à consulter la vision et les valeurs qui y sont inscrites.

Tâches principales

• Admission
  • Répondre aux demandes d’information du public quant au processus d’admission en s’appuyant sur les règlements et politiques concernées selon les profils;
  • Traiter administrativement les demandes des candidats et candidates à la profession;
  • Participer au suivi des stages, en collaboration avec le comité des admissions;
  • Accompagner le comité des admissions et son sous-comité des équivalences;
  • Organiser la tenue de l’examen avec le sous-traitant fournissant la plateforme, et veiller au bon déroulement de l’épreuve, y compris les révisions éventuelles de note et la revue des copies);
  • Inscrire les nouveaux et nouvelles urbanistes au Tableau et collaborer à la préparation de la cérémonie annuelle de remise des permis;
  • Recevoir les inscriptions découlant des ententes de mobilité « permis sur permis » avec les autres provinces canadiennes et la France;
  • Communiquer avec les parties prenantes tout au long des processus;
  • Participer au forum de l’admission du Conseil interprofessionnel du Québec.

L’Ordre dispose d’un système de gestion des membres qui facilite l’ensemble de ces tâches.

• Tableau des membres
  • Organiser la période de renouvellement des cotisations et en assurer le suivi, en collaboration avec la Secrétaire et la coordonnatrice à l’administration et à la comptabilité;
  • Participer à la mise à jour du Tableau et gérer la documentation afférente, notamment les changements de statut, en collaboration avec les collègues;
  • Assurer le service à la clientèle en communiquant les informations et en apportant au besoin un soutien dans l’utilisation de l’Espace membre;
  • Extraire et transmettre l’information nécessaire pour les redditions de comptes.
  • Mettre en oeuvre et tenir à jour les procédures en lien avec l’admission et la tenue du Tableau;
  • Analyser les politiques et processus et suggérer des améliorations si nécessaire;
  • Faire le lien avec le fournisseur du système de gestion des membres et des activités.

D’autres responsabilités pourraient vous être confiées, en lien avec vos compétences et vos intérêts.

Prérequis
• Diplôme en administration, en gestion des ressources humaines ou toute autre formation ou expérience équivalente;
• Expérience d’au moins trois ans dans un emploi relié au service à la clientèle et/ou nécessitant l’application de processus;
• Capacité à travailler avec différentes parties prenantes : finissants universitaires, urbanistes, bénévoles, permanence pluridisciplinaire, etc.;
• Maîtrise de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral;
• Compréhension et facilité à utiliser les outils informatiques (base de données);
• Disponibilité pour travailler en soirée trois fois par mois (pour les réunions de comités, généralement en ligne);
• Connaissance du système professionnel et de l’admission aux professions (un atout)
• Sensibilité aux enjeux de compétences professionnelles, de gestion des risques, d’urbanisme et de transition socio-écologique (un atout).

Qualités recherchées
• Capacité d’organisation, de gestion administrative et d’application de la règlementation;
• Leadership, autonomie et polyvalence;
• Solides compétences relationnelles (écoute, tact, courtoisie) et esprit d’équipe;
• Sens aigu du service à la clientèle et de l’inclusion;
• Habiletés de vulgarisation et de communication (orale et écrite);
• Rigueur, respect des délais et de l’équité procédurale;
• Facilité à gérer une charge de travail importante durant des périodes charnières;
• Bon jugement et capacité de faire des choix.

Caractéristiques du poste
• Emploi permanent à raison de 35 heures par semaine réparties sur cinq jours, du lundi au vendredi, avec une certaine flexibilité;
• Au moins deux journées de présence dans les bureaux lumineux du Vieux-Montréal sont exigées. Le télétravail est possible le reste du temps;
• Salaire annuel de 54 000 $ à 64 000 $, selon les qualifications et l’expérience;
• L’Ordre offre un ensemble d’avantages sociaux : remboursement des frais de transport actif et collectif, participation au forfait cellulaire, montant pour l’installation du bureau à la maison, vacances dès la première année, assurances collectives après trois mois d’ancienneté, REER après un an d’ancienneté, formations, etc.

Équipe

La permanence de l’Ordre est de taille modeste, mais elle est agile et prend à cœur sa mission de protection du public. Elle cultive la bienveillance, le soutien mutuel et la polyvalence. Les dossiers sont diversifiés et motivants. Les postes évoluent autant que possible en fonction des besoins et des intérêts des personnes.

Dépôt de la candidature
Nous souscrivons au principe d’équité en matière d’emploi. À compétence égale, les personnes issues des minorités visibles, d’origine autochtone ou à mobilité réduite seront privilégiées (le cas échéant, nous vous invitons à vous identifier).
Les personnes intéressées à présenter leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation à l’adresse [email protected], en mentionnant en objet le poste concerné.
Les candidatures seront analysées au fur et à mesure jusqu’à ce que le poste soit comblé.